راهکار
خودکارسازی جریان کاری
کارِ میان کار: کپیکردن یک رکورد، خبردادن به همکار، ساختن یک وظیفه، بهروزکردن یک جدول. هر کدام جداگانه ناچیز، روی هم بیشتر یک بعدازظهر.
مسئله
یک اقدام ساده از سوی مشتری زنجیرهای از گامهای کوچک دستی را در چهار ابزار مختلف راه میاندازد. هرکدام یک دقیقه طول میکشد و هرکدام گاهی فراموش میشود. هزینه، آن دقیقهها نیست — این است که زنجیره فقط بهاندازهٔ شلوغترین فرد آن قابلاتکاست.
در کار روزمره چگونه دیده میشود
- یک اطلاعات که در بیش از یک سامانه تایپ میشود
- گامهایی که فقط وقتی فرد مشخصی مرخصی نباشد انجام میشوند
- تحویلهایی که به یادآوردنِ کسی وابستهاند
- اسناد و رکوردهایی که هر بار دستی از روی قالب ساخته میشوند
خودکارسازی جریان کاری
چه چیزی پیاده میکنیم
بخشهای قطعی را خودکار میکنیم و تصمیمهای قضاوتی را آگاهانه برای انسانها میگذاریم.
فرایندهای داخلی ترسیمشده
ابتدا فرایند فعلی گامبهگام نوشته میشود — که مرتباً معلوم میشود نیمهٔ باارزشتر کار بوده است.
زنجیرههای محرکمحور
یک رویداد همهٔ گامهای بعدی را به ترتیب پیش میبرد و خطاها بهجای سکوت، دیده میشوند.
تولید سند و رکورد
پیشنهادها، تأییدها و رکوردهای داخلی از دادهٔ واقعی ساخته میشوند، نه از قالبی کپیشده.
مسیردهی وظیفه و اعلان
به نفر درست، از کانالی که واقعاً میبیند، چیز درست گفته میشود.
نقاط تأیید صریح
هر چیزی که پول، تعهد یا تصمیمی رو به مشتری دارد، منتظر یک انسان میماند.
چگونه اجرا میشود
زنجیرهای که وضعیتش در هر حلقه دیده میشود.
- 1
رویدادی رخ میدهد
فرمی ارسال میشود، مرحلهای تغییر میکند، پرداختی تسویه میشود، تاریخی میرسد.
- 2
زنجیره آغاز میشود
هر گام به ترتیب اجرا و نتیجهاش ثبت میشود.
- 3
سامانهها بهروز میشوند
هر ابزاری که باید بداند، یکبار و بهصورت خودکار بهروز میشود.
هر ابزار در زنجیره باید API یا یکپارچهسازی پشتیبانیشده داشته باشد.
- 4
تأییدها زنجیره را متوقف میکنند
گامهایی که نیازمند قضاوت علامت زدهاید منتظر یک انسان میمانند و پس از تأیید ادامه مییابند.
- 5
خطاها آشکار میشوند
گامی که شکست بخورد هشدار میدهد، بهجای اینکه فرایند را نیمهکاره و نادیده رها کند.
آنچه از شما لازم است
فرایندی را که کسی نمیتواند توصیفش کند نمیتوان خودکار کرد.
- وقتگذاشتن با کسانی که امروز واقعاً فرایند را اجرا میکنند
- دسترسی با مجوز کافی به هر سامانه در زنجیره
- تصمیم دربارهٔ اینکه در کدام گامها تأیید انسانی باید بماند
- پذیرش اینکه بعضی فرایندها پیش از خودکارسازی باید ساده شوند
- هزینهٔ اشتراک ابزارهای خودکارسازی شخص ثالث جداست
چه انتظاری داشته باشید
نخست ثبات، سپس زمان صرفهجوییشده.
- گامهایی که پیشتر فراموش میشدند حالا همیشه انجام میشوند
- اطلاعات یکبار بهجای سهبار وارد میشود
- تحویلهایی که به یادآوردنِ کسی وابسته نیستند
- خطاهایی که بهجای سکوت، دیده میشوند
- شرح مکتوب فرایند خودتان، که بیشتر کسبوکارها ندارند
دیگر حوزههای راهکار
اینها معمولاً یکییکی نه، بلکه با هم طراحی میشوند.
دستیارهای هوش مصنوعی مشتری
دستیارهای متنی و صوتی که در هر ساعتی و به زبان مشتری پاسخ میدهند و تحویل را تمیز انجام میدهند.
ثبت و ارزیابی سرنخ
هر درخواست در یک جای ساختاریافته ثبت میشود و سپس با قواعد شما امتیاز میگیرد و تفکیک میشود.
جریانهای CRM و دادهٔ مشتری
رکوردها با رویدادهای واقعی ساخته و بهروز میشوند تا CRM بدون بازتایپ دستی، کسبوکار را بازتاب دهد.